INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS COMPUTACIONAL

PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS COMPUTACIONALES.

APLICAR INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN.

De acuerdo con el programa para la auditoría de sistemas, el auditor aplica losinstrumentos, técnicas, procedimientos y herramientas que diseñó en la etapa de planeación, con el propósito de realizar la evaluación a los sistemas computacionales, a las áreas del centro de cómputo o a cualquier otro aspecto.

REGISTRAR EL FORMATO DE SITUACIONES ENCONTRADAS.

Con la aplicación de los instrumentos diseñados en la etapa de planeación, el auditor identifica aquellas posibles desviaciones que encontró durante su evaluación, y hace un análisis comparativo de la operación normal contra la esperada. Una vez hecho este análisis, entonces puede definir aquellas situaciones que considera como desviaciones y las reporta como situaciones encontradas en su evaluación.

 COMENTAR LAS SITUACIONES ENCONTRADAS CON LOS AUDITORES

 Una vez identificadas las situaciones encontradas, es responsabilidad del encargado de la auditoría que el auditor, o su supervisor %que puede ser el propio responsable de la auditoría, comenten cada una de esas desviaciones con el personal responsable de la operación, sistema o función auditada.

 ENCONTRAR LAS CAUSAS DE LAS DESVIACIONES.

 Al conocer las desviaciones que se le imputan, el auditado tratar de defenderse, señalando las causas que originaron cada una de las desviaciones encontradas con ello el auditor puede corroborar o rectificar las causas que había planteado además le permite obtener, de manera directa y en voz de los involucrados, las posibles soluciones a estas desviaciones. ) Incluso hasta el responsable de llevarles a cabo. 

ANALIZAR, DEPURAR CORREGIR LAS DESVIACIONES ENCONTRADAS

Una vez que se comentaron las desviaciones con los auditados, y se obtuvieron suscausas y posibles soluciones, el responsable de la auditoría de sistemas ser el encargado de analizar las desviaciones, vigilando que cada una esté perfectamente plasmada  y correctamente redactada en el formato de situaciones encontradas. La redacción y presentación de estas desviaciones debe hacerse lo más correctamente

CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES:

 Se pueden identificar dos características fundamentales en los informes de auditoría en los sistemas computacionales los cuales siempre se refieren al contenido del informe y la forma de presentarlo. Dichas características son la siguiente:

CARACTERÍSTICAS DE FONDO:

 Se refiere al cuidado que debe tener el auditor de sistema al revisar que el contenido total del dictamen de auditoría sea acorde con lo que realmente tiene que señalar acerca de la revisión afectada, refiriéndose exclusivamente al contenido del informe. Para esto tiene que tener en cuenta diversos aspectos los como que el documento sea veraz, confiable, oportuno, objetivo, claro, completo y que el lector de dicho dictamen o resumen sea pueda entender con facilidad dicho informe.

CARACTERÍSTICAS DE FORMA:

 Estas características se refieren a la manera en que el auditor debe presentar el informe en cuanto al estilo de redacción, el contenido en partes, apartados, apéndices, tipo y tamaño de las hojas y el tipo de letra; también en lo relativo en la forma de utilizar la redacción, ortografía, sintaxis, gramática y demás componentes del lenguaje y todo lo relacionado con la presentación del documento. Relacionado con la presentación del documento.

CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN DEL INFORME.

 Otras de las características más importantes de un informé de auditoría de sistemas computacionales son los atributos que deben tener la redacción.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

Aunque hay muchas formas de presentar el siguiente informe de auditoría de sistemas, de acuerdo con las preferencias de la empresa o del auditor que realiza la auditoria.

Este es el documento final, de carácter formal, en el que se presentan por escrito todos los aspectos importantes que fueron catalogados como deficiencias de las operaciones auditadas, así como el cumplimiento de las funciones y de los resultados obtenidos con las actividades evaluadas durante la auditoria. El auditor plasma su dictamen y opinión personal en este documento y lo sustenta con documentos de apoyo y los papeles de trabajo en los que va haciendo las anotaciones de las técnicas, métodos y procedimientos que utilizo durante el desarrollo del trabajo.

En el informe de auditoría, el cual es un documento en el que se hace la presentación formal de los resultados obtenidos durante la auditoria, debe contener como mínimo lo siguiente:

ü  Oficio de Presentación

ü  Introducción

ü  Dictamen de la auditoria

ü  Situaciones relevantes

ü  Situaciones detectadas

ü  Anexos

ü  Confirmaciones en papeles de trabajo

DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS.

OFICIO DE PRESENTACION

Es la primera parte del informe de auditoría  y es un documento de carácter oficial que sirve de presentación del informe, mediante este documento se pone a consideración de los directivos  de la empresa el resultado de la auditoría practicada al área de sistemas.

El contenido y presentación de dicho documento varían de una institución a otra, pero en esencia este documento debe ser elaborado en la papelería oficial de la empresa y debe contener como mínimo los siguientes aspectos:

ü  Logotipo y nombre de la empresa

ü  Fecha de informe

ü  Funcionario que recibe el informe

ü  Empresa o área auditada

ü  Periodo de evaluación

ü  Contenido o cuerpo del oficio

ü  Responsable de emitir el informe

ü  Firma autógrafa del responsable

INTRODUCCION

Es la parte del informe donde el responsable de la auditoría hace la presentación formal de su trabajo; en este apartado se manifiesta el objetivo de la auditoría, las razones que motivaron a llevarla a cabo y, si es el caso, los fundamentos que apoyen su realización, en algunas ocasiones también se pueden indicar la metodología y las herramientas utilizadas en la evaluación de los sistemas, aunque esto último no es forzoso.

Debemos señalar que no existen reglas específicas para elaborar esta introducción; sin embargo, se puede establecer como única regla que su redacción debe ser impecable y debe tener una excelente presentación, ya que es la primera parte que se lee del informe de auditoría. La introducción es frecuentemente la invitación a seguir leyendo el resto del informe; sin embargo, cuando esta parte está mal redactada, crea rechazo casi inmediato para seguir adelante con la lectura.

DICTAMEN DE LA AUDITORIA

Tal vez ésta sea la parte más importante de una auditoría de sistemas computacionales y, en muchas ocasiones, lo que más esperan los directivos de la empresa o del área auditada, debido a que es una opinión profesional respecto al comportamiento de los sistemas. Evidentemente, el dictamen está apoyado en la experiencia y conocimientos del auditor en las áreas de auditoría y sistemas, así como en la confianza del uso de las herramientas e instrumentos apropiados.

Cada empresa de auditoría o auditor que elabora un dictamen debe emitir su opinión de acuerdo con su costumbre, experiencia o según los requisitos de la empresa auditada; sin embargo, por la importancia que tiene este informe en el área de sistemas, o en cualquier otra área, a continuación presentaremos un formato de dictamen y algunas recomendaciones para emitirlo de una mejor manera.

SITUACIONES RELEVANTES

Son formatos de presentación de los aspectos más relevantes y de mayor peso encontrados durante la evaluación.

Parte fundamental del informe de auditoría son los formatos de situaciones relevantes;" éstos son los documentos oficiales donde el responsable de la auditoría reporta las desviaciones que, según su criterio, son las más importantes encontradas durante el desarrollo de la auditoría.

Estos formatos se anexan para posibles aclaraciones y consultas de las desviaciones que se reportan en el dictamen; aunque, cabe recordar, el auditor debió comentar este documento con los directivos del área de sistemas, como indicamos al principio.

FORMATO DE SITUACIONES RELEVANTES

Este documento es una réplica simplificada del formato anterior, sólo que en éste únicamente se anotan las situaciones consideradas como relevantes, resultado del análisis al documento anterior, es decir, sólo se incluyen aquellas observaciones que a juicio del auditor o del responsable de la auditoría son realmente importantes para el desarrollo de las actividades del área de sistemas evaluada.

SITUACIONES ENCONTRADAS

Presentación de todas las desviaciones encontradas durante la auditoria, con las causas reales que las provocaron y sus posibles soluciones.

Como parte complementaria del formato anterior, también se puede integrar en el informe de auditoría de sistemas computacionales el formato de situaciones encontradas,  que es donde se concentran todas las desviaciones encontradas durante la evaluación. Su inclusión en el dictamen es a criterio del responsable de la auditoría, debido a que sería muy improbable que los receptores del informe final, generalmente altos funcionarios de la empresa, tomen en cuenta el análisis de este documento. Además, este formato dio origen al de situaciones relevantes y este último dio pie a la elaboración del dictamen de auditoría. Por ello se consultaría muy esporádicamente.

FORMATO DE SITUACIONES ENCONTRADAS

Este documento, que es uno de los documentos nías importantes para oí desarrollo de cualquier auditoría de sistemas, es un formato especial para la recopilación de situaciones o desviaciones encontradas, el cual está formado por una serie de hojas (formatos individuales) en las cuales el auditor anota en manuscrito o tipografía todas las desviaciones que encuentra durante su evaluación.

ANEXOS

Cuadros, estadísticas, acta o cualquier otro documento que sirva de soporte para reafirmar las desviaciones presentadas. El auditor puede obtener otro tipo de información que puede llegar a ser útil para realizar la evaluación:

ü  Resultados del procesamiento de datos.

ü  Descripción de puestos, funciones y actividades.

ü  Resultados de pruebas y cálculos de procesamientos que se efectúan en el sistema.

ü  Copias de formatos y licencias de programas y paqueterías.

ü  Copias de resguardos de equipos y mobiliario

ü  Mapas de distribución de redes, instalaciones, equipos, muebles y sistemas de información.

ü  Mapas de rutas de evacuación y seguridad del área de sistemas.

ü  Bitácoras de reportes y reportes de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.

            FORMATOS PARA EL INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS

Existen muchas formas de desviaciones que se detectan en una auditoria de sistemas, que se presentan de acuerdo a las experiencias, conocimientos y  necesidades del responsable en hacer la auditoria.

Además existen  empresas que realizan un trabajo de  auditoria, ellos tienen establecidas sus propias formas de reportar las observaciones, estandarizando así la forma de elaborar su informe de auditoria.

Podemos tomar de ejemplo dos formatos de auditoria que son mas funcionales , por la forma que ayudan al auditor a reportar las situaciones encontradas en la auditoria, con la finalidad de que la persona  lectora entienda lo que se esta informando en estos documentos.

 ESTOS FACILITAN:

la forma de reportar las desviaciones observadas en la evaluación.

ü  Para enseñar a los auditores  principiantes  como elaborar  informes de auditoria, pues son fáciles de llenar y comprender.

Los siguientes formatos son:

FORMATOS DE SITUACIONES ENCONTRADAS:

Este documento que es uno de los más importantes para el desarrollo de cualquier auditoria de sistemas, es un formato especial para la recopilación de situaciones o desviaciones encontradas,  esta formada por  una serie de hojas (formatos individuales) en las cuales el auditor anota en manuscrito, todas las desviaciones que encuentre durante su  evaluación.

FORMATOS DE SITUACIONES RELEVANTES

Es la parte fundamental del informe de auditoria, estos documentos oficiales donde el responsable de la auditoria reporta desviaciones que según criterio, son los mas importantes encontradas durante el desarrollo de la auditoria.